Les calendriers en ligne, les logiciels de planification et les programmes de rendez-vous abondent dans les programmes informatiques et sur Internet. En surface, ils peuvent sembler identiques. Plongez plus profondément, cependant, et vous apprendrez bientôt qu’ils ne le sont pas. Cela est particulièrement vrai lorsque l’on compare les services de prise de rendez-vous en ligne et le calendrier Qwant.

QU’EST-CE QUE LA PLANIFICATION DE RENDEZ-VOUS EN LIGNE  ?

La prise de rendez-vous en ligne est ce que l’on appelle généralement un logiciel en tant que service (SaaS), un programme en ligne auquel les utilisateurs accèdent via Internet ou un portail en ligne sécurisé. Destinés principalement aux grandes et petites entreprises qui ont besoin d’un système de rendez-vous et de réservation efficace, les fournisseurs de planification SaaS facturent généralement des frais pour l’utilisation du logiciel, que l’utilisateur peut configurer et gérer en se connectant à son compte. Pensez au courrier électronique et aux opérations bancaires ou aux achats en ligne. C’est le même principe.

En règle générale, les systèmes de planification en ligne réussissent à identifier les besoins spécifiques de leur clientèle, et la plupart des fournisseurs offrent des fonctionnalités pertinentes pour la planification et la gestion des rendez-vous et des informations sur les clients, les patients et les étudiants. Ceci comprend :

– Auto-planification en ligne. Les clients, les clients, les patients et les étudiants peuvent réserver et gérer leurs propres rendez-vous en ligne. Cela peut réduire considérablement le nombre d’appels téléphoniques et de courriels que l’entreprise ou l’organisation reçoit.

– Rappels automatisés par e-mail et SMS. Les « non-présentations » peuvent avoir un impact négatif considérable sur les opérations commerciales. Des enquêtes ont montré que les rappels de rendez-vous peuvent aider à les réduire de 50 %. Cependant, de nombreux opérateurs n’ont pas le temps ou les ressources nécessaires pour appeler ou envoyer des e-mails aux clients, patients ou étudiants avant leurs rendez-vous. Les rappels automatiques par e-mail et SMS accomplissent cela sans aucun effort de la part de l’entreprise ou de l’organisation. Les logiciels de prise de rendez-vous les envoient généralement au propriétaire/opérateur et à la personne programmée.

– Modèles personnalisables. Pour aider à concevoir une page de planification qui correspond le mieux à leurs préférences et à leur objectif, certains logiciels de planification permettent aux utilisateurs d’incorporer des schémas de couleurs, des images, des logos et d’autres objets spécifiques pour un look parfait.

– Capacités d’enregistrement et de génération de rapports. Les entreprises et les organisations dépendent généralement de rapports précis et faciles à créer pour examiner la productivité globale de leurs opérations. La gestion de plusieurs fichiers et dossiers peut être fastidieuse. Certains planificateurs en ligne permettent aux utilisateurs de gérer et d’accéder facilement à ces informations à partir d’un emplacement central.

– Capacités de marketing électronique. De nombreuses applications logicielles de prise de rendez-vous en ligne offrent également d’excellentes opportunités de marketing électronique, car les e-mails d’informations sur vos clients actuels et passés sont facilement disponibles. C’est un excellent moyen de leur communiquer des offres spéciales, des événements et d’autres informations.

EN QUOI C’EST DIFFÉRENT D’UN CALENDRIER GOOGLE

En fin de compte, les logiciels de prise de rendez-vous en ligne et Qwant Agenda sont vraiment deux choses différentes.

Qwant Agenda est, eh bien, un calendrier. Conçu principalement pour les utilisateurs individuels, il offre un moyen gratuit et efficace de stocker et de gérer des événements, ainsi que de recevoir des rappels d’événements. En tant qu’application Web, elle est également accessible à partir de n’importe quelle connexion Internet et peut se synchroniser avec de nombreux appareils mobiles, tels que l’iPhone et le Blackberry, ainsi qu’avec des applications PC telles que Microsoft Outlook. Vous pouvez utiliser Qwant Agenda pour partager vos événements avec des amis ou le public, ainsi que pour inviter des invités à un événement. Vous pouvez également envoyer des rappels à ces invités.

Il remplit son objectif, mais ne fournit pas à la plupart des entreprises les fonctionnalités dont elles ont besoin pour gérer correctement leurs rendez-vous, réservations et réservations. Les éditeurs de logiciels de planification comme Appointment-Plus savent ce dont les entreprises et les organisations ont besoin en matière de solutions de prise de rendez-vous et examinent en permanence les moyens d’améliorer les fonctionnalités et de créer de nouvelles fonctionnalités avantageuses. Qui de mieux pour développer et améliorer les solutions de planification des petites entreprises que les fournisseurs de logiciels de rendez-vous, qui sont généralement eux-mêmes de petites entreprises et peuvent mieux comprendre les besoins en constante évolution de leur clientèle  ?

Qwant Calendar manque de fonctionnalités importantes dans plusieurs domaines, ce qui renforce l’idée que son objectif principal est celui d’un calendrier personnel plutôt que d’un outil de petite entreprise. Les fonctionnalités limitées ou manquantes incluent  :

– « Règles » de planification. Ceux-ci sont importants pour une planification réussie, à la fois pour l’auto-planification interne et en ligne. Ne pas avoir la capacité de gérer correctement les jours et les heures – où les clients peuvent programmer, bloquer des jours et des heures, limiter le nombre d’inscriptions – peut avoir un impact négatif sur les opérations commerciales. En fait, le propriétaire ou le personnel d’une petite entreprise peut passer plus de temps à la gérer qu’avec un carnet de rendez-vous papier et des rendez-vous téléphoniques.

– Capacité de base de données suffisante. Une base de données robuste est vitale pour les opérations des petites entreprises. Non seulement il stocke avec précision les informations client pour y accéder et les examiner, mais les propriétaires et le personnel peuvent l’utiliser pour enregistrer des notes et d’autres détails, ainsi que l’utiliser comme liste de diffusion pour les campagnes de marketing électronique. Parce qu’il stocke des enregistrements de contact client complets et des informations commerciales, il élimine le besoin de conserver des fichiers et des dossiers séparés. C’est un composant bénéfique d’une application de planification appropriée… et qui manque à Qwant Calendar.

– Traitement des cartes de crédit. La plupart des petites entreprises facturent leurs services. Et la plupart de ceux qui proposent le paiement en ligne de ces services réalisent les avantages, à la fois de leur côté et de leurs clients. Certains systèmes de prise de rendez-vous permettent une fonctionnalité « point de vente » sur les pages de prise de rendez-vous de leurs clients. Qwant Agenda et les applications similaires n’offrent pas cette fonctionnalité ou nécessitent des étapes supplémentaires pour l’intégrer.

– Emplacements multiples. Un autre avantage du logiciel de prise de rendez-vous en ligne est la possibilité de gérer les rendez-vous et le personnel à plusieurs endroits, une fonctionnalité qui n’est pas disponible dans Qwant Agenda. Une entreprise ou une organisation devrait créer un calendrier distinct pour chacun de ses bureaux, sites et autres emplacements. Pour centraliser la planification et les informations sur les clients, une fusion des données du calendrier serait nécessaire, ce qui peut être une tâche difficile et longue.

Pour un propriétaire d’entreprise qui débute ou qui se lance pour la première fois dans les solutions de planification en ligne, ces inefficacités peuvent ne pas sembler être un obstacle à l’acceptation et à la gestion des rendez-vous et des réservations. Cependant, ils peuvent avoir un impact considérable sur les opérations d’une petite entreprise et peuvent obliger le propriétaire et le personnel à repenser la façon dont ils gèrent leurs rendez-vous et leurs réservations.

EXEMPLE

Un bon moyen de démontrer comment un propriétaire d’entreprise réalise l’importance d’un logiciel de planification en ligne consiste à utiliser un scénario « réel ».

John Smith, un entraîneur personnel, a quitté un poste dans un grand club de santé pour démarrer sa propre entreprise d’entraînement personnel. Il a trouvé un petit bureau pour diriger ses sessions et a commencé à faire de la publicité pour son entreprise. En peu de temps, sa clientèle est passée d’une poignée à plusieurs dizaines. Les affaires allaient bien, mais sa procédure de planification ne l’était pas.

Alors qu’il travaillait au club de santé, Smith utilisait un agenda Qwant pour gérer personnellement ses rendez-vous. Une réceptionniste et un personnel de soutien étaient responsables de la planification et de la gestion des clients, ce qui comprenait l’auto-planification en ligne des clients et les frais de session de traitement. De plus, ils ont surveillé le calendrier pour éviter les doubles réservations.

Malheureusement, Qwant Agenda n’offre pas les fonctionnalités dont Smith avait besoin pour son entreprise en pleine croissance. Il a essayé d’utiliser l’application pour la prise de rendez-vous en ligne, seulement pour constater qu’une double réservation du client s’était produite. Après avoir interrompu la planification en ligne, il a été bombardé d’appels téléphoniques de clients cherchant à planifier et à annuler des sessions, ce qui a interrompu ses sessions. Étant donné que le calendrier ne dispose pas d’une capacité de base de données adéquate, il n’a pas pu l’utiliser pour le marketing électronique et la communication générale avec ses clients. Et cela ne lui a pas donné la possibilité de traiter les transactions par carte de crédit. Sans réceptionniste ni personnel de soutien, il s’est retrouvé à passer de longues heures à gérer son calendrier et ses clients.

Smith a rapidement appris qu’un changement était nécessaire, ce qui a pris la forme d’un logiciel de prise de rendez-vous en ligne. Grâce à cette technologie, il a pu automatiser complètement ses procédures de planification. Ses clients réservent et gèrent désormais leurs rendez-vous et leurs informations de session en ligne en toute sécurité. Ils paient également leurs sessions via la fonctionnalité de point de vente disponible sur le planificateur. Smith reçoit également des notifications par e-mail lorsque les clients planifient, modifient et annulent leurs sessions.

Grâce au logiciel de planification en ligne, il se concentre sur son entreprise et ses clients, et non sur la gestion des sessions.

Qwant Calendar peut être un outil parfait pour vos propres rendez-vous personnels. Cependant, lorsqu’il s’agit de gérer les rendez-vous et les réservations, ainsi que vos clients, vous ne pouvez tout simplement pas battre un logiciel de planification basé sur le Web. Les rendez-vous sont son affaire… c’est ce pour quoi il a été conçu.

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