Publié le 23 mai 2022, modifié le 26 avril 2024 par Lucie Blanchard

Une demande de proposition (RFP) devrait être un document incontournable dans le manuel de toute entreprise. Les appels d’offres rendent le processus de recherche et de sélection des entrepreneurs plus clair et plus facile dès le départ. Pour les propriétaires d’entreprise occupés, les responsables marketing et les autres professionnels chargés d’externaliser le travail de leurs marques, savoir comment rédiger un appel d’offres est essentiel pour vous faire économiser du temps, de l’argent et des ressources à long terme. Dans ce guide, nous verrons ce que doivent être inclus dans un appel d’offres et comment créer le vôtre ainsi que des exemples d’appel d’offres et un modèle RPF pour vous aider à démarrer. Sans plus tarder, commençons.

Pourquoi utiliser un appel d’offres ?

Une demande de proposition est un document qu’une entreprise rédige lorsqu’elle recherche plusieurs offres pour un (ou plusieurs) projets externalisés. Par exemple, imaginons que vous soyez une entreprise de pièces automobiles cherchant à accepter quelques offres pour une nouvelle campagne publicitaire faisant la promotion de l’ouverture d’un nouvel atelier de carrosserie. Vous voudrez vous assurer que les sous-traitants ou les agences de marketing numérique qui soumissionnent pour occuper ce poste savent :

  • Quelle est la portée du projet
  • Quel est votre budget pour le projet
  • Quel est votre délai
  • Tout obstacle éventuel qui rendrait le travail plus difficile ou à forte intensité de main-d’œuvre
  • Parce que vous allez, en théorie, répondre à un certain nombre de questions et de partenaires d’agence potentiels, avoir un document qui garde une trace des éléments clés du projet vous fait gagner du temps et de l’argent en fin de compte. Un appel d’offres rationalise et automatise le processus d’appel d’offres afin que vous puissiez concentrer votre énergie sur d’autres aspects de vos campagnes.

    Aperçu de la demande de propositions + exemples

    Avant de commencer le processus de décision des éléments qu’il est important d’inclure dans votre demande de proposition, envisagez de faire des recherches et de rédiger une ébauche ou une ébauche d’une DP. Découvrez quelques exemples de RPF sur le Web, en particulier ceux générés par des entreprises de votre secteur spécifique. L’Environmental Protection Agency (EPA) a quelques exemples d’appels d’offres que vous pouvez utiliser pour avoir une idée générale de ce à quoi ressemble un appel d’offres, surtout si vous n’en avez jamais vu auparavant. Cela dit, si vous recherchez des exemples d’appels d’offres ou un modèle plus spécifique au marché et destiné aux entreprises qui vendent un produit ou un service, The Template Lab propose une tonne d’exemples de modèles d’appels d’offres parmi lesquels choisir, en fonction de votre secteur d’activité. Une fois que votre recherche a produit un échantillon ou un modèle de RFP que vous souhaitez utiliser pour créer votre propre modèle personnalisé, commencez par un aperçu ou une ébauche de votre RFP. La meilleure façon d’y parvenir est de simplement mettre un stylo sur papier et de noter les points de repère que vous connaissez sur votre entreprise, le projet et les éventuels pièges qui pourraient survenir au cours de la relation de travail avec un entrepreneur potentiel. Une fois ces détails vidés, commencez à rédiger votre DP complète.

    Les 7 principaux éléments d’un appel d’offres

    S’il est vrai que chaque demande de proposition sera un peu différente de la suivante car chaque projet et entreprise est unique, plusieurs éléments sont presque toujours inclus dans une demande de propositions pour faciliter la vie des deux côtés de l’accord contractuel. Voici quelques éléments que vous voudrez sérieusement envisager d’ajouter à votre propre appel d’offres :

    1. Introduction

    Une introduction est la première chose qu’un entrepreneur potentiel ou une agence verra à propos de votre entreprise dans la demande de proposition. Il devrait être au premier plan sur la première page. C’est l’espace où vous pouvez parler de vos fondateurs, de votre conseil d’administration, de vos dirigeants, de votre énoncé de mission, de ce que fait votre entreprise, de la durée de votre activité et de tout ce que vous jugez pertinent de savoir sur votre marque ou votre produit à l’avance. Ce n’est pas l’espace pour entrer dans le vif du sujet du projet, cela viendra juste un peu.

    2. Portée des travaux du projet

    C’est l’espace où vous parlerez du projet avec le plus de détails possible. Faites une liste à puces de tous vos objectifs micro et macro pour le projet. Parlez en détail des attentes de l’entreprise gagnante. En utilisant à nouveau le magasin de pièces automobiles comme exemple, vous pourriez écrire quelque chose comme : « L’entreprise gagnante aura 10 ans d’expérience dans la création de campagnes publicitaires numériques pour les entreprises automobiles de taille moyenne. » Être aussi détaillé que possible dans cette section de la demande de proposition éliminera les entrepreneurs qui ne répondent pas à certaines qualifications de base pour le projet. Il aidera également les entrepreneurs qualifiés à préparer une proposition qui répond à vos besoins. Cet exemple d’appel d’offres provient d’une entreprise cherchant à créer un nouveau site Web. Notez comment chaque étape du projet est soigneusement décrite.

    3. Dates limites et dates de soumission importantes

    L’un des facteurs les plus importants de tout contrat est le délai. Si vous avez un délai strict, assurez-vous de le souligner dans votre demande de proposition. Si vous avez des dates de soumission supplémentaires dont les soumissionnaires doivent être informés, c’est ici qu’il faut le mentionner. Cela éliminera les entrepreneurs qui ont d’autres projets majeurs et conflictuels au cours de votre calendrier (ce qui rend impossible de répondre à vos besoins).

    4. Calendrier de sélection des offres

    Considérez cette section comme une courtoisie envers vos enchérisseurs. Les entrepreneurs réfléchissent souvent beaucoup à leurs offres. Faites-leur savoir quand vous prévoyez de faire votre sélection et comment ils seront contactés. Cela aide également votre entreprise et vos sous-traitants à jongler avec plusieurs offres pour plusieurs projets. Assurez-vous que toutes les parties prenantes de votre côté connaissent également la date de sélection incluse dans votre demande de proposition afin de ne pas l’oublier accidentellement.

    5. Critères de sélection

    Cette partie de la demande de proposition peut aider à accomplir deux choses :

  • Informez les soumissionnaires de toutes les exigences de votre soumission écrite, c’est-à-dire les éléments qu’ils doivent inclure dans leur proposition écrite afin d’être sérieusement pris en considération
  • Informez les entrepreneurs de tous les critères liés à l’entreprise que vous examinez dans votre processus de sélection
  • Si vous envisagez de combiner ces deux types de critères, assurez-vous de le définir clairement dans votre DP. Faites-le savoir aux soumissionnaires en créant des sous-sections consacrées à chacun : critères de proposition et critères de sélection des entreprises.

    6.Budget

    Les entrepreneurs doivent savoir avec quel budget vous travaillez afin de déterminer s’ils perdent leur temps en soumettant une proposition pour un contrat qui n’a pas le soutien financier dont ils ont besoin. Si vous souhaitez être détaillé dans cette section en décomposant votre budget affecté, c’est très bien. Sinon, donner aux entrepreneurs une idée générale de ce que vous pouvez vous permettre est généralement suffisant pour présenter les bonnes offres.

    7. Préoccupations et obstacles possibles

    Chaque projet vient avec des défis. C’est l’endroit idéal pour décrire tous les obstacles potentiels afin que vos entrepreneurs potentiels puissent en être conscients dès le départ. Par exemple, vous pourriez vouloir inclure quelque chose comme : « L’entrepreneur retenu saura qu’un intervenant majeur pour ce projet sera en congé de X mois à X mois. L’entrepreneur gagnant sera disposé à établir un nouveau point de contact à mi-parcours du projet. » Certains entrepreneurs ont leurs propres procédures de fonctionnement internes qui pourraient les empêcher de travailler avec vous en cas de certains barrages routiers. L’élimination de ces entrepreneurs du processus de sélection vous facilitera la vie, à vous et à eux.

    Liste de contrôle de la DP

    Une fois que vous avez rédigé votre modèle de demande de proposition, vous devez vous assurer que tous les éléments essentiels sont inclus avant de commencer à l’envoyer aux entrepreneurs. Bien qu’il soit impossible de créer une liste de contrôle passe-partout qui couvre tous les éléments d’appel d’offres possibles pour toutes les industries possibles, vous trouverez ci-dessous une liste de contrôle pour certains des plus courants. ✅ Coordonnées de l’entreprise (comment les entrepreneurs peuvent vous contacter) ✅ Points de contact (qui gère spécifiquement le projet de votre côté de l’accord) ✅ Introduction ✅ Portée du projet (avec toutes les tâches mineures incluses) ✅ Date limite du projet ✅ Proposition délais de soumission ✅ Critères de sélection ✅ Budget ✅ Préoccupations et éventuels obstacles ✅ Une petite section remerciant les entrepreneurs pour leur temps (pas nécessaire, mais une bonne idée)

    Modèle de demande de propositions

    Ici, nous avons mis en place un modèle de demande de propositions que vous pouvez utiliser pour commencer à décrire votre projet pour les futurs entrepreneurs. Pour utiliser le modèle, copiez simplement le texte et ajoutez toutes les informations nécessaires sur votre projet. Coordonnées Indiquez le nom de votre entreprise, votre adresse postale, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail dans le coin supérieur gauche du document. Introduction Incluez des informations pertinentes sur l’historique de votre entreprise, les fondateurs et ce que vous faites exactement en tant qu’entreprise. Portée des travaux Assurez-vous d’inclure autant de détails que possible. Organisez cette section avec des puces ou des chiffres pour que tout soit clair. Échéances du projet Soyez aussi clair et concis que possible dans cette section. Si votre projet a plusieurs échéances, listez-les dans l’ordre et donnez des instructions claires sur ce qui est dû à cette date. Calendrier de sélection des soumissions Cette section doit être très brève et claire. Indiquez la date de sélection et le mode de contact pour l’offre gagnante. Critères de sélection Vous voudrez peut-être inclure deux sous-sections ici : les critères de la proposition écrite et les critères d’expérience et d’affaires du soumissionnaire. Budget Vous pouvez être détaillé dans cette section, ou simplement fournir une description claire et concise de votre budget pour ce projet. Préoccupations, questions et obstacles Donnez une description détaillée de tous les obstacles attendus qu’un entrepreneur peut rencontrer et répertoriez toutes les questions persistantes que vous avez pour vos enchérisseurs ou toute préoccupation que vous pourriez avoir. Fournissez également d’autres informations sur votre entreprise qui ne figurent pas dans les autres sections énumérées ci-dessus, mais qu’il est important que les entrepreneurs connaissent.

    Dernières pensées

    La sélection de bons entrepreneurs pour aider votre entreprise à atteindre ses objectifs est un élément crucial de la gestion d’une marque prospère. Il peut être à la fois éprouvant pour les nerfs et chronophage de tenter d’équilibrer un certain nombre d’offres au cours d’un trimestre d’activité, sans l’aide d’une demande de proposition. Les appels d’offres sont parfaits pour les entreprises qui ont le temps et les ressources nécessaires pour les produire et gérer la distribution et le résultat de ces offres. La bonne nouvelle est que de nombreuses entreprises peuvent créer avec succès des documents d’appel d’offres professionnels en ligne et en interne. Une autre façon de vous assurer que vous travaillez avec des entrepreneurs qualifiés consiste à passer par une plateforme de partenaires d’agence. Notre plateforme de partenaires d’agence associe des entreprises à des agences hautement qualifiées et expérimentées pour répondre à pratiquement tous les besoins marketing d’une marque. C’est un excellent moyen d’atteindre vos objectifs de marketing numérique sans avoir à évoluer en interne ou à rechercher plusieurs offres pour plusieurs contrats. Quelle que soit la voie que vous choisissez, disposer d’un modèle de RFP détaillé prêt à être utilisé pour votre prochain projet peut éliminer une grande partie du stress et vous permettre de reprendre le travail sur d’autres parties importantes de votre entreprise.

    FAQ

    Comment faire une demande de proposition commerciale ?

    Pour faire une demande de proposition commerciale, il est nécessaire de suivre quelques étapes importantes. Tout d'abord, il faut déterminer ses besoins précis afin d'expliquer clairement la demande aux différents prestataires.

    Ensuite, il est conseillé de contacter plusieurs entreprises pour obtenir des offres concurrentielles et les comparer. Une fois toutes les propositions reçues, il faudra analyser attentivement chaque détail avant de faire un choix final.

    Qu'est-ce qu'une proposition et comment la trouver ?

    Une proposition est un énoncé qui exprime une idée, une opinion ou une demande. Pour la trouver, il faut chercher le verbe principal de la phrase et identifier les mots ou groupes de mots qui complètent cette action. Il est également possible de repérer les indicateurs de temps (avant, après) ou de manière (rapidement, méthodiquement) pour mieux comprendre la proposition.

    C'est en analysant la construction grammaticale d'une phrase qu'on peut déterminer sa proposition principale.

    Comment souscrire à une proposition ?

    Pour souscrire à une proposition, il suffit de suivre les instructions fournies par l'organisme ou la personne proposant cette offre. Généralement, cela consiste à remplir un formulaire en ligne ou à contacter directement le service client via téléphone ou email.

    Il est également possible de se rendre physiquement auprès du prestataire pour effectuer la souscription en personne. Après validation de votre demande et paiement éventuel, vous recevrez une confirmation et serez officiellement abonné au produit ou service proposé.

    Comment accéder à une proposition ?

    Pour accéder à une proposition, il est essentiel de suivre certaines étapes. Tout d'abord, il faut être attentif aux offres disponibles et sélectionner celle qui correspond le mieux à ses attentes. Ensuite, il convient de contacter directement la personne ou l'organisation concernée pour obtenir plus d'informations et éventuellement faire une demande officielle.

    Enfin, il est important de respecter les délais impartis et de fournir tous les documents requis pour être considéré comme un candidat potentiel.

    Quel est un exemple d'un mail de proposition commerciale ?

    Un exemple d'un mail de proposition commerciale peut être un courrier électronique adressé à un client potentiel pour lui présenter les produits ou services d'une entreprise et l'inciter à les acheter. Ce type de mail doit contenir des informations claires sur les offres proposées, ainsi que des arguments convaincants pour susciter l'intérêt du destinataire. Il peut également comporter des visuels attrayants ou une offre promotionnelle spécifique pour inciter le client à passer à l'action.

    Enfin, il est important qu'un tel mail soit personnalisé et professionnel afin de laisser une bonne impression auprès du destinataire.

    Categories: Digital

    Lucie Blanchard

    Lucie Blanchard

    S’abonner
    Notification pour
    guest

    Commentaires
    Commentaires en ligne
    Afficher tous les commentaires
    0
    Nous aimerions avoir votre avis, veuillez laisser un commentaire.x