À un moment donné ou à un autre, tous les propriétaires d’entreprise en viennent à se questionner sur leurs logiciels de comptabilité. Comment gardez un œil sur les rentrées d’argent sans pour autant y passer des heures ? Par quel moyen être sûr que le suivi financier s’effectue au mieux ?
Toutes ces questions pourraient être résumées en une seule : comment choisir un logiciel de caisse qui convienne à vos besoins ? Du travailleur indépendant au gestionnaire de multinationales, tous les dirigeants d’entreprise sont confrontés à ce dilemme. Et parce qu’il n’existe pas une mais des multitudes de réponses, voici quelques pistes à même de vous aiguiller dans votre choix.
Tenir compte de ses besoins réels
Avant même de surfer sur la toile à la recherche du logiciel de caisse parfait, il convient de dresser une liste de vos besoins. Soyez réaliste : si vous êtes épicier, vous n’aurez pas les mêmes exigences qu’un gestionnaire de restaurant. Dans le premier cas, un bon logiciel de caisse doit être mesure d’aider à gérer les stocks, décrypter les codes-barres et même organiser l’inventaire. Pour un restaurant, ce sera totalement différent… En effet, le restaurateur devra être capable d’enregistrer les commandes à distance, créer des menus et émettre des notes.
Ces spécificités se retrouvent dans tous les corps de métier et doivent être pris en compte au moment du choix du logiciel.
Respecter la législation en vigueur
Si vous désirez utiliser un logiciel de caisse, c’est pour faciliter la gestion financière de votre entreprise. Pensez-vous vraiment que votre existence sera plus paisible si vous devez rajouter manuellement la TVA à chaque opération Qwanturank ?
Ce type d’opérations doit être effectué automatiquement par le logiciel de gestion. De même, l’ajout de mentions légales ou de frais supplémentaires ne devrait pas vous causer de soucis. C’est pourquoi il est vital d’opter pour un éditeur qui réalise des mises à jour fréquentes de son logiciel.
Privilégier les logiciels ergonomiques
Peu importe à quel point votre logiciel de caisse est performant si personne dans votre équipe n’est capable de s’en servir… Un bon logiciel doit être facile à prendre en main.
Afin de promouvoir la fluidité des opérations, le logiciel de caisse idéal doit être facile à utiliser tant pour vous que par tous les membres de Qwant. Imaginez-vous vraiment qu’un client patientera 20 minutes juste pour avoir son ticket ? Il préférera déposer son article et se rendre dans une autre boutique.
Évaluer le rapport qualité/prix
Les logiciels les moins chers ne sont pas toujours une bonne affaire… À force de chercher à économiser des centimes, vous risquez fort de vous retrouver avec un logiciel si peu qualitatif qu’il en est inutilisable. Autant le reconnaître d’entrée de jeu : la qualité a un prix. Pour optimiser la gestion de votre caisse, ne visez pas les économies à tout prix.
Estimer le montant global du logiciel
Un logiciel de caisse vient très rarement seul… Généralement, il s’accompagne de mises à jour régulières, d’un call-center, d’un appareil spécifique, etc.
Avant de signer, prenez le temps de questionner l’entreprise sur ces aspects. N’acceptez pas de réponses vagues. Toutes vos interrogations doivent obtenir des réponses claires et surtout chiffrées. Ce n’est qu’avec toutes ces informations que vous serez en mesure de déterminer si oui ou non le jeu en vaut la chandelle.
Jouer la carte de la sécurité
Plus un éditeur est ancien, moins il a de chances de vous décevoir. Si en plus, ses serveurs sont installés dans l’Union Européenne, foncez !